April 17th, 2014

10 пунктов просто так: работай меньше, успевай больше

"Работай меньше, успевай больше", Керри Глосона

8/45

Обычно, когда я начинаю новую книгу, я беру чистый лист а4 и выписываю всё важное по ходу.
Это первая книга, на которую понадобилось больше одного листа - сразу 3, т.е. её ценность для меня зашкаливает!
IMG_8351

В последнее время у меня складывается впечатление что я читаю многотомный "роман" одного и того же автора : )
Все книги, которые меня интересуют в последнее время, очень близки между собой и как по спирали закручиваются вокруг одних и тех же проблем и методик, позволяя сформировать и взростить свой собственный подход, местами повторяя одно и тоже, местами углубляясь.

1. Эта книга рассказывает как привести рабочее место в порядок, сформировать полезные привычки, развить в себе упорство в достижении поставленных целей и о способности делать больше, затрачивая при этом меньше усилий, а также о важности непрерывно совершенствовать свой рабочий процесс.

2. Ее девизом являются простые, но важные слова "Сделай это сразу же".

По началу эти слова не зацепили меня, мне казалось что я и так делаю многое сразу же. Но потом началась магия. Например, я заметила, что у меня уже выработалась привычка проверять почту, сообщения во время/перед завтраком, но только проверять. Отвечать в большинстве случаев мне удобнее с компьютера, и я, получается, регулярно прочитывала одни и те же письма и сообщения дважды - второй раз, чтобы ответить,то есть получается тратила на прочитывание время повторно. Удалила со всех "подручных" устройств мейл-приложения, чтобы избавиться от такой привычки. Теперь стараюсь читать почту в отведенное время и если уж письмо прочитано, то сразу обрабатываю его.

IMG_8354

Это правило "делать сразу" очень помогает с такой "трудностью начать", о которой я писала раньше.

Я поняла, что чем крепче привычка откладывать на потом что угодно, тем труднее начинать.

Если просто отслеживать в течение дня все свои действия, легко заметить, что в большинстве случаев практически любое дело легко поддаётся, если мы начинаем его незамедлительно, не растягиваем подготовительную часть, а переходим к выполнению дела.
Ещё я заметила, что к некоторым делам я "морально" готовилась и откладывала из-за того, что считала дело весомым/трудным/долгим. Но упражняясь с этим правилом "делать сразу" 9 из 10 дел заняли не больше 5 минут. Это меня поразило! То есть мы сами додумываем трудность, которой на самом деле нет.

3. Эта книга содержит большое количество советов для офисных работников — некоторые моменты трудно было адаптировать под себя (главы про руководство, про совещания, про наведение порядка в лотках с документами, про работу в коллективе). Но большинство советов универсальны.

4. Я до сих пор размышляю над тем, что необходимо везде во всех папках (на компьютере, в почте, в еверноте, и в бумажных носителях) придерживаться одинаковой структуры хранения. Пока что у меня не получилось навести порядок по предложенной схеме, изобретаю пока свою структуру: рисую деревья и ответвления папок и репетирую, куда я что сохраняю обычно, где образуются завалы, чем редко пользуюсь, чем часто. Самые большие сложности у меня с фотографиями и с картинками-вдохновлялками. Попробую рассортировать их как предлагает Яна Франк.

5. Задачи. Понравилась идея записывать все идеи и задачи в одно место. С этим у меня всегда было трудно - повсюду стикеры, безымянные файлы на компе, множество начатых блокнотов, тетрадей, в телефоне - заметок и напоминаний. Автор предлагает записывать всё в одно место (что логично), но я пока пришла к такой системе: у меня есть цветной лист (Лёня miaou_for_all придумал называть его "отвлекательный листочек") и в течение дня, когда возникает желание отвлечься на какую-то срочно-важную задачу, я записываю в этот листик. Если под рукой только телефон, то записываю в него в раздел "напоминания", либо в айпадик - везде одно и то же приложение "напоминания" и все они синхронизируются с компом в единый список "задачи". Раз в день я просматриваю отвлекательный листик и набираю их (переношу) в iCloud, и получается такая единая бумажно-электронная система задач, которая всегда под рукой.

Важно, что в неё попадают только задачи, то есть теперь я стараюсь не просто повсюду фиксировать идеи или озарения, а превращать их в задачи, формулировать так, чтобы они превратились из просто идей в действия. Дальше я обрабатываю этот список раз в день. С ним легко работать, так как в нём отсутствуют даты и срочность (срочные задачи отправляю в календарь и ставлю время выполнения). Важно обрабатывать эти задачи в отведенное время ежедневно по одной: либо сразу выполнять, либо если это не одноразовое дело, расписывать шаги будущего проекта - у меня для проектов отдельные листы А4, и блоктоны в Evernote (здесь много статей о том, как навести порядок в нём и использовать в работе)

Аня Волкова посоветовала сервис http://goodtodo.com/todo/ (у них еще есть приложения для ipad и iphone) для списка задач, может кому-то будет удобнее там вести список: сделал задачу, поставил галочку, не сделал — переносится на другой день. Там есть функция отправки задач из почты - "к примеру пришло письмо, которое требует каких-то действий, например, завтра, можно отправить его по адресу tomorrow@goodtodo.com с кратким содержанием задачи в теме, и оно появляется в списке задач на завтра".

Collapse )